En bref : pour créer une signature dans le nouvel Outlook pour Windows ou Outlook sur le web :
- Ouvrez Paramètres (roue dentée) › Comptes › Signatures.
- Cliquez sur Ajouter une signature, donnez-lui un nom, puis tapez et mettez en forme votre signature.
- Cochez les cases pour l’ajouter automatiquement aux nouveaux messages et/ou aux réponses et transferts.
- Cliquez sur Enregistrer.
Dans Outlook classique : nouveau message › onglet Message › Signature › Signatures › Nouveau.
Guide indépendant : les-imprimantes.com n’est pas affilié à Microsoft. Les étapes s’appuient sur l’aide officielle Microsoft et ont été vérifiées sur nos comptes.
Sommaire
- Quelle version d’Outlook utilisez-vous ?
- Créer une signature dans le nouvel Outlook pour Windows
- Créer une signature dans Outlook sur le web et Outlook.com
- Créer une signature dans Outlook classique
- Partir d’un modèle de signature
- Créer une signature dans Outlook pour Mac
- Créer une signature dans Outlook mobile
- Que mettre dans une signature professionnelle ?
- Ajouter un logo ou une signature manuscrite
- Utiliser plusieurs signatures
- Problèmes de signature et solutions
- Guides liés sur les-imprimantes.com
- Questions fréquentes
Quelle version d’Outlook utilisez-vous ?
| Version | Comment la reconnaître | Aller à |
|---|---|---|
| Nouvel Outlook pour Windows | Interface moderne, roue dentée en haut à droite, bouton « Nouvel Outlook » parfois visible | Nouvel Outlook |
| Outlook classique | Ruban avec un onglet Fichier (Microsoft 365, Outlook 2021, 2019…) | Outlook classique |
| Outlook sur le web / Outlook.com | Ouvert dans un navigateur | Outlook sur le web |
| Outlook pour Mac | Menu Outlook en haut de l’écran du Mac | Mac |
| Outlook mobile | Application iPhone ou Android | Mobile |
Créer une signature dans le nouvel Outlook pour Windows
- Ouvrez Paramètres (icône en forme de roue dentée).
- Allez dans Comptes › Signatures (libellé « Signatures de comptes » sur certaines versions). Si vous avez plusieurs comptes, choisissez d’abord le compte concerné.
- Cliquez sur Ajouter (+) › Ajouter une signature et donnez-lui un nom distinct (par exemple « Pro » ou « Réponse courte »).
- Saisissez votre signature dans la zone d’édition et mettez-la en forme : police, taille, couleur, gras, liens.
- En bas, cochez les cases pour l’appliquer aux nouveaux messages et/ou aux réponses et transferts. Laissez-les vides pour l’ajouter à la main.
- Cliquez sur Enregistrer.
Insérer la signature à la main : Nouveau courrier › onglet Message › groupe Insertion › Signature, puis choisissez-la.
Source : Microsoft Support – Ajouter et modifier une signature dans Outlook.
Créer une signature dans Outlook sur le web et Outlook.com
Outlook sur le web utilise la même interface que le nouvel Outlook :
- Connectez-vous à outlook.com (compte personnel) ou outlook.office.com (compte professionnel ou scolaire).
- Ouvrez Paramètres › Comptes › Signatures.
- Créez et enregistrez la signature comme ci-dessus.
Les intitulés peuvent varier légèrement selon le type de compte et les mises à jour.
Créer une signature dans Outlook classique
- Créez un nouveau message.
- Dans l’onglet Message, cliquez sur Signature, puis Signatures. (Autre chemin : Fichier › Options › Courrier › Signatures.)
- Dans Compte de messagerie, choisissez l’adresse concernée.
- Sous Sélectionner une signature à modifier, cliquez sur Nouveau, saisissez un nom, puis OK.
- Rédigez la signature dans Modifier la signature, mettez-la en forme, puis cliquez sur Enregistrer.
- Pour l’ajouter automatiquement : dans la partie Choisir la signature par défaut de la même fenêtre, sélectionnez-la pour les nouveaux messages et les réponses/transferts, puis OK.
Source : Microsoft Support – Créer une signature électronique dans Outlook.
Partir d’un modèle de signature
Microsoft propose des modèles de signature à personnaliser dans Word :
- Dans Word, Fichier › Nouveau, recherchez « signature e-mail » et ouvrez un modèle (cliquez sur Activer la modification s’il s’ouvre en mode protégé).
- Remplacez le texte, la photo ou le logo et les liens. Pour changer une image : clic droit › Modifier l’image. Pour un lien : clic droit › Modifier le lien hypertexte.
- Sélectionnez toute la signature et copiez-la.
- Collez-la dans une nouvelle signature Outlook et enregistrez.
Créer une signature dans Outlook pour Mac
- Dans la barre des menus, Outlook › Réglages (ou Préférences) › Signatures.
- Cliquez sur +, nommez la signature et saisissez-la.
- Choisissez la signature par défaut des nouveaux messages et des réponses pour chaque compte.
Créer une signature dans Outlook mobile
- Ouvrez l’application Outlook, touchez votre photo de profil puis la roue dentée Paramètres.
- Touchez Signature.
- Saisissez votre signature : une seule pour tous les comptes ou une par compte.
Sur mobile, la signature est en texte simple et indépendante de celle de l’ordinateur.
Que mettre dans une signature professionnelle ?
Responsable administrative · Exemple SARL
+33 1 23 45 67 89 · exemple.fr
12 rue de l’Exemple, 75000 Paris
| Élément | Recommandation |
|---|---|
| Nom et fonction | Toujours ; le nom en gras |
| Entreprise | Nom et lien vers le site |
| Téléphone | Un seul numéro, au format international |
| Logo ou photo | Petit (300 pixels de large maximum), PNG ou JPG |
| Réseaux sociaux | Deux ou trois liens pertinents au plus |
| Mentions légales ou confidentialité | Seulement si votre entreprise l’exige ; restez bref |
| Longueur | 4 à 6 lignes |
Évitez une signature faite d’une seule image : beaucoup de messageries bloquent les images, les lecteurs d’écran ne peuvent pas les lire et les filtres anti-spam s’en méfient. Gardez au moins votre nom et votre numéro en texte.
Ajouter un logo ou une signature manuscrite
- Nouvel Outlook / web : dans l’éditeur de signature, utilisez le bouton image pour insérer un fichier, ou collez une image.
- Outlook classique : dans Modifier la signature, utilisez l’icône image.
- Signature manuscrite : signez sur papier blanc, scannez ou photographiez, recadrez et enregistrez en PNG d’environ 200 à 300 pixels de large, puis insérez l’image.
- Réduisez la taille de l’image avant de l’insérer : une grosse photo alourdit chaque e-mail.
Sécurité : une image de votre signature manuscrite peut être copiée par n’importe quel destinataire. Elle n’a pas la valeur d’une signature électronique légale pour un contrat.
Utiliser plusieurs signatures
Créez autant de signatures que nécessaire, par exemple une complète pour les nouveaux messages et une courte pour les réponses. Dans Outlook classique, les signatures sont liées à un compte ; dans le nouvel Outlook, le bouton Signature permet d’en choisir une différente pour chaque message.
Problèmes de signature et solutions
| Problème | Cause probable | Solution |
|---|---|---|
| La signature n’apparaît pas dans les nouveaux e-mails | Pas définie par défaut | Cocher la case des nouveaux messages (nouvel Outlook) ou Choisir la signature par défaut (classique) |
| Absente des réponses | Défaut défini seulement pour les nouveaux messages | La définir aussi pour les réponses et transferts |
| Présente sur PC, absente sur téléphone | Signature mobile séparée | La créer dans les paramètres de l’appli Outlook |
| Disparue après passage au nouvel Outlook | Réglages non repris | La recréer dans Paramètres › Comptes › Signatures |
| Logo en pièce jointe ou invisible | Images bloquées chez le destinataire | Petit logo, coordonnées en texte |
| Mise en forme cassée après copier-coller depuis Word | Mise en page trop complexe | Modèle plus simple ou collage en texte brut puis remise en forme |
| Impossible de modifier la signature au travail | Signature gérée par l’entreprise | Contacter le service informatique |
🛠️ Cas pratique : la signature « disparue » après le passage au nouvel Outlook
| Situation | Gérante d’une petite entreprise passée d’Outlook classique au nouvel Outlook ; ses e-mails partaient soudain sans signature |
|---|---|
| Cause | La signature existait dans Outlook classique mais n’avait été ni recréée ni définie par défaut dans le nouvel Outlook |
| Solution | Signature copiée depuis un ancien e-mail envoyé, collée dans Paramètres › Comptes › Signatures, cochée pour les nouveaux messages et les réponses |
| Durée | Environ 5 minutes |
À retenir : après un changement de version d’Outlook, vérifiez toujours la signature. Gardez-en une copie dans un document pour la recoller rapidement.
Guides liés sur les-imprimantes.com
Questions fréquentes
Comment créer une signature dans Outlook ?
Dans le nouvel Outlook ou Outlook sur le web : Paramètres › Comptes › Signatures › Ajouter une signature, puis Enregistrer. Dans Outlook classique : nouveau message › Message › Signature › Signatures › Nouveau.
Comment ajouter automatiquement ma signature ?
Cochez les cases des nouveaux messages et des réponses et transferts dans les paramètres de signature. Dans Outlook classique, utilisez Choisir la signature par défaut.
Peut-on mettre un logo dans une signature Outlook ?
Oui. Utilisez le bouton image de l’éditeur de signature pour insérer un petit PNG ou JPG, d’environ 300 pixels de large au maximum.
Peut-on avoir plusieurs signatures ?
Oui. Créez plusieurs signatures avec des noms différents, puis choisissez-en une par message avec le bouton Signature, ou définissez des signatures par défaut différentes pour les nouveaux messages et les réponses.
Pourquoi ma signature n’apparaît pas sur mon téléphone ?
L’application Outlook mobile a son propre réglage de signature. Ouvrez Paramètres › Signature dans l’appli et saisissez-la.
Comment ajouter une signature manuscrite dans Outlook ?
Signez sur papier, scannez ou photographiez la signature, recadrez-la, enregistrez-la en PNG, puis insérez l’image dans l’éditeur de signature.
Ma signature passe-t-elle d’Outlook classique au nouvel Outlook ?
Pas toujours. Si elle manque après le changement, recréez-la dans Paramètres › Comptes › Signatures du nouvel Outlook.
